最初の一言が関係性を決める理由
誰かから紹介された連絡先に初めてメッセージを送るとき、日本ではその最初の一言に特別な配慮が求められます。突然の連絡が相手に負担にならないように、丁寧さや思いやりを込めたやり取りが社会人としての信頼感や誠実さを伝えます。ビジネスシーンや就職活動、PTAや地域活動など多様な場面でこの「最初の挨拶」が相手との距離感を左右します。
ここでは、日本で一般的に評価される「紹介を受けた連絡先への最初のメッセージ」について、マナーやリアルな例文を交えて解説します。
どんな場面でどのように連絡を取るべき？
初めての連絡は、ビジネスの依頼、転職活動の推薦、趣味のサークル加入、子どもの学校関係などさまざまな場面で必要です。連絡の目的が曖昧だったり、私的な内容に偏ると相手に警戒されることも。まずは「なぜ連絡したいのか」「本当に必要か」を自分の中で明確にしましょう。
挨拶は端的に、自己紹介も簡潔に
冒頭の挨拶や自己紹介は簡潔に。長い前置きや過度な自己アピールは逆効果です。「○○さんのご紹介でご連絡差し上げました」という一言を必ず入れましょう。
- 「突然のご連絡失礼いたします。○○様のご紹介でご連絡させていただきました。」
- 「○○様からご連絡先を伺い、ご挨拶させていただきます。」
紹介者の氏名や関係性を必ず明記
相手が紹介者の名前や関係をすぐ思い出せるよう、どういった関係で紹介されたかも添えて説明しましょう。
- 「御社の○○様よりご紹介いただきました。」
- 「同僚の○○さんを通じてご連絡先を教えていただきました。」
連絡の目的を明確に、相手への配慮も忘れずに
なぜ連絡をしたのかを一文で端的に述べ、相手の都合に配慮した一文を添えるのが日本流のマナーです。
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよろしい時にご返信いただけますと幸いです。」
- 「ご迷惑でなければ、ご相談させていただきたく存じます。」
自身の情報は最低限、要点を押さえて
所属や役割、目的など、相手が自分をイメージしやすいように簡単にまとめて自己紹介します。
- 「株式会社○○の△△と申します。」
- 「現在○○プロジェクトを担当しております△△です。」
共通点や話題を添えて距離感を縮める
紹介者との共通点や話題を軽く添えると、親しみやすさや安心感を持ってもらいやすくなります。
- 「○○さんとは同じプロジェクトでご一緒しています。」
- 「○○様から私のことをお聞き及びと伺いました。」
いきなりのプライベートな誘いや即答の要求は控える
最初の連絡でプライベートな話題や急な面会依頼、「すぐお返事ください」といった要求は控えましょう。相手のプライバシーとスケジュールへの配慮が欠かせません。
- 「明日お会いできませんか？」（控えるべき表現）
- 「お電話してもよろしいでしょうか？」（まずはメール・メッセージで）
言葉遣いや敬語、誤字脱字にも注意を
正しい日本語と丁寧な言葉遣いは信頼感を高めます。カジュアルな言葉や略語、誤字脱字は避け、フォーマルな表現を心がけましょう。
実際に使えるメッセージ例
紹介された連絡先への最初のメッセージ例を参考にしてください。
- 「突然のご連絡失礼いたします。○○様のご紹介でご連絡差し上げました。私は○○株式会社の△△と申します。ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合の良いときにご返信いただけますと幸いです。」
- 「○○様よりご連絡先を伺い、ご挨拶を兼ねてご連絡いたしました。ご相談したいことがございますので、ご迷惑でなければご返信いただけますと幸いです。」
返事がない・遅いときはどうする？
返事が来ない場合や遅い場合は催促せず、相手の状況を思いやるフォローを入れます。
- 「ご多忙中かと存じますので、ご返信はご都合の良い時で構いません。」
やり取りの頻度や距離感を大切に
最初の挨拶の後は相手の反応を見て、必要以上に連絡を繰り返さないようにしましょう。レスポンスが早い場合は感謝の意を伝え、要件だけを簡潔に続けるのが良い印象に繋がります。
最後に一言、感謝の気持ちを伝える
メッセージの締めくくりには必ず「ありがとうございます」「お手数おかけします」といった一言を入れるのが日本のマナーです。
Q&A よくある質問
- Q. 紹介なしで突然連絡しても大丈夫？
A. ビジネスの場合は特に、紹介がないと警戒される場合が多いため、できるだけ紹介を通じて連絡しましょう。 - Q. 紹介されたらすぐ電話してもいい？
A. まずはメールやメッセージで連絡し、相手の了承を得てから電話しましょう。 - Q. 返事が来ない場合どうしたら？
A. 再度連絡する場合も、相手の状況に十分配慮し、しつこくならないようにしましょう。
紹介を受けた連絡先への最初のメッセージは、日本独特のマナーや気遣いが求められる場面です。ちょっとした気配りが、今後の関係構築やチャンスにつながります。