「同じ1日24時間なのに、なぜあの人はあれほど成果を出せるのか？」
ビジネスパーソンなら誰もが一度はそんな疑問を抱いたことがあるでしょう。常に時間に追われているはずなのに、大きな成果を出す人がいます。その一方で、忙しく動いているにもかかわらず、成果につながらないケースも多々あります。
その差は単なる労働時間や能力の違いではありません。鍵は時間管理術にあります。
成果を出している人は、誰もが自分なりの体系化された時間管理法を実践しています。
では、彼らは具体的にどのような手法を使っているのでしょうか？
今回は、すぐに取り入れられる時間管理術10選を、日本国内での事例を交えて詳しくご紹介します。
日々の仕事や生活にすぐ役立つ内容ですので、ぜひ最後までお読みください。
1. 「パレートの法則」を活用し、重要な20％に集中する
成果を出す人は、業務全体の中から真の成果を生む20％の業務を見極め、そこに優先的に時間を投入します。
残りの80％に必要以上の時間を費やすことはしません。
例えば、都内のマーケティング担当者Aさんは、毎朝その日の最重要タスクを3つ選び、それを午前中に集中的に処理しています。メールチェックやSNS対応は午後に回し、無駄な時間の発生を抑えています。
重要タスクの選定 → 集中実行 → 成果最大化、これがパレートの法則の活用法の基本です。
2. 「ディープワーク」の時間を確保して集中力を高める
時間管理において欠かせないのがディープワーク（深い集中状態）の時間を意識的に確保することです。
ディープワークとは、外部からの妨害を一切排除し、高い集中力が求められる業務に没頭する時間帯を指します。
大手IT企業でエンジニアを務めるBさんは、毎朝9時から11時までを「ディープワークタイム」として設定。チャット通知や会議の予定を入れず、主にコーディングや設計作業に集中しています。この結果、月間の生産性が大幅に向上しました。
3. 具体的な目標設定と計画立案
「今日は頑張ろう」といった漠然とした目標では、時間を無駄にしやすいものです。デキる人は、毎朝具体的かつ測定可能な目標を立てます。
例えば「企画書の初稿を本日中に完成させる」「10社に営業提案を送付する」など、明確な行動目標を設定します。
そのために日本でも人気のTodoist、Toggl Plan、Notionなどのタスク管理ツールがよく活用されています。
4. 「タイムブロッキング」でスケジュールを管理する
効率的な時間管理の鍵は、タイムブロッキングという手法にあります。
これは1日のスケジュールをブロック単位に分け、各時間帯ごとに明確な作業内容を割り当てる方法です。
フリーランスコンサルタントのCさんは、以下のように時間をブロックしています：
- 09:00〜11:00 戦略立案
- 11:00〜12:00 チームミーティング
- 13:00〜15:00 レポート作成
- 15:00〜16:00 クライアント対応
- 16:00〜17:30 業務レビューと自己学習
作業間の無駄な切り替えが減り、集中度が向上するのがこの方法の大きな利点です。
5. スケジュールを可視化し、随時チェック
スケジュールを可視化することで、現在の業務状況や優先順位を一目で把握できます。
多くの日本のビジネスパーソンは、Googleカレンダー、Trello、Notionのカレンダー機能を活用しています。
東京大学の調査によると、スケジュールを可視化して管理することで、業務成果が平均25％向上することが示されています。
6. 「小さな締切」を設定して仕事を加速させる
仕事がデキる人は、自ら小さな締切を設けて適度な緊張感を保ちます。
例えば「2時間以内に資料のドラフトを完成させる」といった短時間の目標を設けることで、作業スピードが上がり、質も高まります。
これは「パーキンソンの法則（仕事は与えられた時間をすべて使って膨張する）」を逆手に取った有効なテクニックです。
7. エネルギーの流れに合わせた時間配分
自分自身の体内リズムを理解し、それに合わせて業務を配置することも重要です。
朝型、夜型といった個人差があるため、最も集中力が高い時間帯に高難易度の業務を配置するのが効果的です。
例えば、関西在住のフリーランスデザイナーDさんは、午後の方がクリエイティブな発想が出やすいと気づき、デザイン作業は午後に行い、事務作業は午前中に処理しています。
8. 繰り返し作業は自動化する
反復的かつ付加価値の低い作業は極力自動化します。
日本国内でも、Zapier、IFTTT、Google Apps Scriptなどのツールが広く活用されています。
例えば、受信メールの自動振り分けやデータ入力の自動化、レポートの自動作成などが行われています。
こうして浮いた時間をより価値の高い仕事に再配分できます。
9. 週次レビューで時間の使い方を見直す
毎週金曜日の午後など、週に1回週次レビューの時間を設け、時間の使い方と目標達成状況をチェックします。
この際、非効率な習慣や不要な会議を洗い出して削除することが重要です。
また、専門家は「時間ダイアリー」の作成も併用することを推奨しています。
これは自身の時間の使い方のパターンを精緻に把握するのに非常に役立ちます。
10. 完璧主義を捨て、行動重視の思考を持つ
最後に重要なのは、完璧主義に囚われず、行動優先のマインドセットを保つことです。
多くの業務は「完璧」よりも「適切なタイミングで適切な品質」で完了させることが価値を生みます。
東京でスタートアップを経営するEさんは、
「80％の完成度で市場のフィードバックを受けるほうが、100％を目指して動けないより圧倒的に有効だ」と述べています。
行動 → フィードバック → 改善 → 再実行というサイクルを高速で回すことが、現代のビジネス環境で成功する秘訣です。
実践に役立つ5つのチェックリスト
今回ご紹介した時間管理術を実践するため、次のチェックリストを活用してみてください：
- 自分の仕事の中で上位20％に入る重要タスクは何か？
- ディープワークの時間はいつ、どう確保するか？
- 毎日の具体的な目標を設定しているか？
- タイムブロッキングを取り入れているか？
- 週次レビューで時間の使い方を見直しているか？
まとめ：時間は平等、使い方が成果を決める
1日は誰にとっても24時間平等に与えられています。
しかし、それをどう設計し、どう活用するかによって成果には大きな差が生まれます。
まずは1つでもよいので、今回紹介した時間管理術を実践してみましょう。
小さな変化の積み重ねが、必ず大きな成果につながります。
すべての手法を一気に取り入れるのは難しいかもしれません。その場合は、もっとも効果がありそうだと感じた1〜2つをまずは試してみてください。継続と改善を意識する姿勢こそが、時間管理の本質と言えるでしょう。
今後もさまざまな生産性向上ノウハウを取り入れながら、よりよい成果とワークライフバランスを築いていきましょう。