Warum ist die erste Nachricht entscheidend für die weitere Beziehung?
Wer in Deutschland die Kontaktdaten einer fremden Person durch eine Empfehlung erhält, sollte sich bewusst sein: Die erste Nachricht legt den Grundstein für das zukünftige Verhältnis. Höflichkeit, Transparenz und Zurückhaltung werden in der deutschen Kommunikationskultur besonders geschätzt. Ein professioneller und respektvoller Einstieg ist essenziell, vor allem in beruflichen Kontexten, bei Bewerbungen, Kooperationen oder in formellen Vereinen.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine höfliche und effektive Erstnachricht formulieren und worauf Sie dabei im deutschsprachigen Raum achten sollten.
Wann und in welchen Situationen sollte man einen Kontakt anschreiben?
Im deutschen Alltag ergeben sich zahlreiche Situationen für eine Kontaktaufnahme: berufliches Networking, die Suche nach Fachexpertise, Engagement in Vereinen, Elterngespräche oder auch private Empfehlungen. Klären Sie immer vorab, warum Sie Kontakt aufnehmen und ob die Anfrage aus Sicht der anderen Person sinnvoll und angemessen ist.
Vorstellung und Anliegen: Kurz, sachlich und direkt
Halten Sie Ihre Vorstellung und Ihr Anliegen möglichst knapp und klar. Lange Umschweife wirken schnell unhöflich oder sogar unseriös. Nennen Sie direkt Ihren Namen, den Empfehlungsgeber und den Grund der Kontaktaufnahme.
- „Guten Tag, mein Name ist [Ihr Name]. [Empfehlungsgeber] hat mir Ihre Kontaktdaten gegeben.“
- „Ich wurde von [Empfehlungsgeber] auf Sie aufmerksam gemacht und möchte mich kurz vorstellen.“
Empfehlungsgeber und Beziehung zur Kontaktperson immer angeben
Um Vertrauen herzustellen und Missverständnisse zu vermeiden, sollte immer kurz erläutert werden, wer der Empfehlungsgeber ist und in welchem Zusammenhang.
- „Ich bin mit [Empfehlungsgeber] im selben Unternehmen tätig.“
- „[Empfehlungsgeber] und ich haben gemeinsam an [Projekt/Veranstaltung] gearbeitet.“
Anliegen und Absicht klar formulieren, Zeit des Gegenübers respektieren
Kommunizieren Sie Ihr Anliegen so präzise wie möglich und signalisieren Sie, dass Sie den Terminkalender der anderen Person respektieren.
- „Ich würde mich freuen, wenn Sie mir bei Gelegenheit eine kurze Rückmeldung geben könnten.“
- „Sollten Sie momentan keine Zeit haben, verstehe ich das selbstverständlich.“
Kurzvorstellung: Relevante Informationen auswählen
Geben Sie relevante berufliche Informationen zu sich selbst: z. B. Position, Branche, Projekterfahrung. Im deutschsprachigen Raum zählt Präzision mehr als ausschweifende Selbstdarstellung.
- „Ich arbeite als Projektleiter bei [Firma].“
- „Aktuell bin ich im Bereich [Thema] tätig, worüber ich gerne mehr erfahren würde.“
Gemeinsamkeiten oder Anknüpfungspunkte erwähnen
Mit einem Hinweis auf gemeinsame Interessen, Projekte oder Netzwerke schaffen Sie Nähe und einen natürlichen Gesprächseinstieg.
- „[Empfehlungsgeber] meinte, wir hätten ähnliche berufliche Interessen.“
- „Mir wurde berichtet, dass Sie im Bereich [Thema/Branche] sehr erfahren sind.“
Keine persönlichen Fragen oder kurzfristige Terminvorschläge
Persönliche Themen oder spontane Treffen sollten Sie in der ersten Nachricht vermeiden. Geben Sie Ihrem Gegenüber Zeit und Raum für eine Antwort.
- „Hätten Sie spontan morgen Zeit für ein Treffen?“ (nicht empfohlen)
- „Darf ich Sie direkt anrufen?“ (vorher immer Termin oder Erlaubnis abwarten)
Sprache und Stil: Höflich, korrekt und fehlerfrei
Im deutschen Geschäftsleben wird korrekte Grammatik, ein höflicher Ton und ein förmlicher Stil erwartet. Umgangssprache, Abkürzungen oder Tippfehler können schnell unprofessionell wirken.
Beispieltexte für eine gelungene Erstnachricht
Hier einige Textvorlagen, wie Sie eine empfohlene Kontaktperson anschreiben können:
- „Guten Tag, mein Name ist [Ihr Name]. [Empfehlungsgeber] hat mir Ihre Kontaktdaten weitergeleitet. Ich wollte mich kurz vorstellen und mich bedanken, dass Sie sich Zeit nehmen. Über eine Rückmeldung Ihrerseits würde ich mich sehr freuen.“
- „Hallo, ich wurde von [Empfehlungsgeber] auf Sie aufmerksam gemacht. Ich hätte einige Fragen zu [Thema] und würde mich sehr freuen, wenn Sie mir Ihre Erfahrungen schildern könnten. Natürlich nur, wenn es Ihre Zeit erlaubt.“
Wie reagieren, wenn keine Antwort kommt?
Falls nach der ersten Nachricht keine Rückmeldung erfolgt, ist Geduld gefragt. Nach einigen Tagen kann eine höfliche Nachfrage angebracht sein – auf keinen Fall sollte man drängeln oder wiederholt nachfragen.
- „Mir ist bewusst, dass Sie viel beschäftigt sind. Bitte fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt. Ich freue mich, wenn Sie sich melden, sobald es Ihnen passt.“
Nach dem Erstkontakt: Abstand und Verbindlichkeit
Nachdem Sie eine Antwort erhalten haben, respektieren Sie den Kommunikationsstil Ihres Gegenübers und drängen Sie nicht auf eine schnelle Reaktion. Ein Dankeschön für hilfreiche Hinweise hinterlässt immer einen positiven Eindruck.
Zum Abschluss: Wertschätzung ausdrücken
Beenden Sie Ihre Nachricht stets mit einem höflichen Dank für die Zeit und Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers. Das zeigt Respekt und stärkt die Vertrauensbasis.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Erstkontakt
- F: Darf ich auch ohne Empfehlung jemanden anschreiben?
A: Im beruflichen Kontext ist eine Empfehlung ratsam. Ohne Empfehlung sollte Ihr Anliegen klar begründet werden. - F: Ist ein spontaner Anruf nach der Vorstellung okay?
A: Zunächst per Nachricht anfragen und erst nach Erlaubnis telefonisch Kontakt aufnehmen. - F: Was tun, wenn keine Antwort kommt?
A: Eine einmalige, höfliche Nachfrage nach einigen Tagen ist in Ordnung. Bei weiterem Schweigen bitte nicht weiter nachhaken.
Mit einer gut durchdachten Erstnachricht legen Sie im deutschsprachigen Raum den Grundstein für langfristige und vertrauensvolle Beziehungen. Höflichkeit, Klarheit und Respekt sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.